Формирование личных дел работников: особенности, наполнение

Личное дело сотрудника представляет собой подборку документов, собранных в одну папку, которые содержат информацию непосредственно о работнике (персональные данные) и о его трудовой деятельности (в т.ч. обучении, повышении квалификации и т.п.). Вся документация, помещаемая в личное дело, должна быть систематизирована, а папка подписана. После увольнения сотрудника в неё помещается соответствующий приказ, все бумаги подшиваются, составляется их опись, затем всё передается на архивное хранение. Отвечает за процесс специалист отдела кадров.

Ведение личных дел не для всех организаций и предприятий является обязательным по законодательным требованиям. Но большинство компаний всё-таки ведут такую работу, понимая, что достоверная информация о сотрудниках может понадобиться в любой момент. К числу же тех категорий работников, на которых законом требуется заведение Личного дела, относятся:

• госслужащие (чиновники разных рангов, от федерального уровня до местных органов власти);
• научные работники;
• представители педагогической сферы;
• сотрудники силовых структур;
• работники таможенной службы;
• военнослужащие.

Персональные данные из личного дела: как не нарушить закон при работе с ними?

Владение полной информацией о сотрудниках – это в интересах руководителей многих предприятий и коммерческих фирм. Работа по ведению личных дел и ответственность за сохранение конфиденциальной информации организовывается на основании внутреннего нормативного документа. Собранная и систематизированная информация в любой момент доступна руководству, что удобно, а также можно быстро найти требующиеся данные по запросу на их предоставление от внешних структур, например:

• от банка, в который этот сотрудник обратился для кредитования;
• от консульства, в которое поступило обращение на открытие визы;
• от правоохранительных органов и т.д.

Содержание в личном деле ряда документов позволяет при наличии соответствующих оснований назначить работнику льготу или какие-то выплаты быстро и без предоставления дополнительных справок.

В этой папке хранятся паспортные данные, анкеты, фотографии, копии других личных документов, карточки и т.п. Это персональная информация. Она охраняется законом. Работать с ней нужно максимально осторожно, чтобы не нарушить ФЗ №152 от 27 июля 2006 г.

Важно помнить, что обрабатывать персональную информацию и хранить её можно лишь когда выполняются 3 условия:

• сотрудник предоставил письменно согласие на обработку его персональных данных и заверил его своей подписью;
• в согласии указаны цели обработки;
• содержащаяся в личном деле персональная информация достаточна для реализации указанных целей, но не является избыточной (например, копия свидетельства о разводе в данном случае является лишней, её хранение в личном деле не оправдано).

Меры взысканий за нарушение правил работы с персональными данными

Если работодатель нарушает требования Федерального закона и требует с сотрудника персональные данные, которые не касаются возможности работать на этом рабочем месте, собирая в личном деле лишнее, то согласно КоАП на него может быть наложен штраф.

На работодателя будут неизбежно наложены штрафные санкции, если тот пользуется и хранит персональные данные своих сотрудников, не имея на это их письменного согласия.

Также штраф может быть наложен на работодателя, если тот не отвечает своевременно работнику о хранящихся в компании персональных данных последнего. По этому поводу ответственность установлена КоАП в ст. 13.11 ч.5.

Правила формирования личных дел

По формированию личных дел есть соответствующие требования законодательства, которые следует соблюдать, чтобы избежать наложения контролирующими органами санкций.

В обязательном порядке принимая сотрудника на работу и получая от него документы с личными данными, необходимо прежде всего взять у него письменное разрешение на пользование ими. Только после этого можно формировать и наполнять личное дело, и согласно правилам кадрового делопроизводства, оно должно правильно оформляться:

1. Титульный лист. На нём в верхней части указывается название организации (предприятия, фирмы), структурное подразделение. Далее посередине строки – «Личное дело №_» и полностью фамилия, имя, отчество. Внизу оставляют место для итоговой записи о количестве листов при передаче на архивное хранение и отмечают срок (75 лет).
2. Внутренняя опись. Она делается в виде таблицы, с графами о названиях документов и номерах страниц, которые они получили по расположению.
3. Подборка документации, касающейся сотрудника.
4. Лист с заверительной надписью (его оформляют при подготовке к архивному хранению, проставляя фактическое количество страниц, делая отметки о повреждениях или наличии крупноформатных листов, конвертов, внизу с подписью сотрудника отдела кадров, формировавшего дела).

Юристы по сопровождению бизнеса нашей компании помогут вам корректно подготовить и вести личные дела сотрудников.

Заключение и выводы

Личное дело — это то, что важно для ведения кадровой работы компании, предприятия. Оно позволяет быстро найти для руководства (и не только) интересующую информацию о работнике. Это настоящий помощник кадровика.

При всех преимуществах ведения Личных дел сотрудников, этот процесс является рискованным, т.к. требует повышенной осторожности в отношении соблюдения тонкой грани законности. Есть немало громких разбирательств в судах, касающихся кадровиков. Например, в марте 2014 года процесс велся в Северо-Кавказском округе, касался неправомерности произвольного выбора для обработки документов о работнике и несоответствия целям. Суд постановил недопустимость хаотичного сбора данных, отсутствия учета содержания, некорректного определения назначения, что нарушает гражданские права и свободы работника и, следовательно, противоречит законодательству.