С апреля 2020 года в России проводится эксперимент по переходу от бумажных кадровых документов к цифровым.
Организаторы эксперимента хотят понять, какие документы могут быть полностью переведены с бумажных носителей на электронные без необходимости дублирования на бумаге, а также какие способы передачи и хранения необходимо организовать для обеспечения сохранности персональных данных и для организации эффективной работы.
В эксперименте в добровольном порядке участвуют компании и работники, письменно изъявившие желание принять участие в эксперименте.
На основе результатов, рабочей комиссией, при участии Минтруда, будут сформированы предложения по внесению изменений в Трудовой кодекс РФ.
На сегодня уже очевидно, что тотальная цифровизация не обойдет стороной и кадровое делопроизводство.
Чтобы ваша компания была готова к грядущим изменениям и заранее начала вносить изменения в локальные нормативные акты (локальные нормативно-правовые акты), мы подготовили несколько формулировок, которые уже сегодня можно начать включать в документы компании и трудовые договоры с работниками.
Текст формулировок о цифровом обмене документами и информацией в трудовой договор с работником
Начнем с положений, которые работодатель вносит в ТД с сотрудником. Удобнее всего внести эти изменения в шаблоны трудовых договоров для всех вновь принятых сотрудников.
Вы, безусловно, можете внести нижеуказанные формулировки или их варианты в договоры и с действующими сотрудниками, однако напоминаем, что для того, чтобы сделать это, необходимо подготовить дополнительное соглашение с сотрудником на внесение изменений в трудовой договор.
Бесплатно образец такого соглашения вы можете скачать на нашем сайте в разделе «образцы документов».
Ниже представлены формулировки пунктов, которые можно прямо вставить в трудовой договор:
В случае наличия в вашей компании специальных технических решений, типа систем шифрования или индивидуализации пользователя, можно использовать информацию о них в Трудовом договоре.
Если у вас остались вопросы по оформлению кадровых и локальных нормативных актов на цифровой обмен информацией с работниками или вы хотите заказать готовые кадровые документы, свяжитесь с юристами по трудовому праву нашей компании, мы возьмем на себя все вопросы по подготовке документов и дадим вам набор готовых к использованию форм.
