Заполнение карточек для воинского учета формы №10

Ведение учета военнообязанных на предприятиях – это не новшество, а давно действующая норма закона. Однако, в 2022 году законодательством внесены изменения, обязывающие вести его по новой форме. Суть заключается в том, что теперь учет проводится по карточкам формы №10, тогда как раньше действовали Т-2. Здесь имеются несколько принципиальных изменений, которые облегчают работу кадровикам, но не ухудшают при этом качество и полноту учета. Переход на более современную процедуру является удобным для любой организации, но также не стоит забывать, что процесс сопровождается некоторыми этапами, требующими соблюдения.

Внесение изменений во внутренние нормативные документы

Изменение формы учетной карточки должно быть проведено по требуемому процессу и включено во внутренние нормативные документы предприятия. Для этого следует:

• назначить ответственных лиц за организацию ведения учета по-новому (для этого издается приказ по предприятию, где также может быть предусмотрено внесение соответствующей функциональной обязанности в должностную инструкцию, что обяжет сотрудника выполнять требование, а в случае несоблюдения – даст возможность применить наказание за несоответствие и ошибки);
• поручить им провести ревизию действующих документов и внести в них изменения (вместо «Т-2» поставить «новая карточка №10»);
• разработать при необходимости новый локальный акт, где будут учтены все изменения и приложены формы, по которым в дальнейшем станут осуществлять учёт.

Занимаясь приведением в порядок локальной документации предприятия, необходимо включить упоминание об Инструкции 700 и карточках по форме №10.

Совет: в приказе следует указать сроки внесения изменений в локальные документы и лицо, на которое возлагается выполнять контроль. В случае сложностей при самостоятельном ведении карточек учета, вы можете обратиться к нашим военным юристам. 

Программа ведения учета

Инструкция 700 позволяет осуществлять воинский учёт путём ведения карточек по форме №10 как на традиционном бумажном носителе, так и в электронном виде. Руководству предприятия следует определиться, какой способ оптимален и более подходит для их структуры. Если выбран переход на электронную базу, то отдельно в приказе должен быть отмечен этот момент, а также назначен специалист для ведения учёта.

При цифровой форме также выбираются программы. Ведение карточки по новой форме №10 вполне может осуществляться в программе Excel и даже в самом обычном Word. Но тут стоит заметить, что для компаний с большой численностью сотрудников, это не подойдет, будет неудобно. Если штат превышает сотню людей, то лучше использовать специализированное программное обеспечение, которое интегрируется с кадровыми базами данных, что облегчает процедуру учета и делает её максимально точной.

Важно! Программе учета следует предварительно обучить ответственных сотрудников, чтобы при работе не допускалось ошибок.

Особенности заполнения формы №10

Заполнять карточку по форме №10 проще, чем Т-2, т.к. в ней сокращен объём вносимых данных. Например, не нужно вносить информацию о карьере, отпусках, повышении квалификации, аттестации. Но имеющиеся ранее карточки на уже недействующей форме придётся заменить новыми, перенеся в них нужную информацию.

Инструкция 700 позволяет дополнить необходимыми сведениями и затем распечатывать карточки, а для упрощения процесса можно воспользоваться программой ЭДО. В целом, процесс переноса данных – работа кропотливая и небыстрая, однако граничных сроков для него законом не установлено. При этом нельзя забывать о том, что сделать всё нужно до следующей сверки с военкоматом, которая является ежегодной процедурой.

Принимая на работу сотрудников, заводят карточки по форме 10, которые ведутся в бумажном и электронном виде.

Ведение картотеки и передача в архив

Заполненные карточки хранятся в отведённом шкафу для кадровой документации, и располагаются в алфавитном порядке для обеспечения быстрого поиска. В картотеке следует разместить их так, чтобы отдельно находились:

• офицеры;
• рядовой состав;
• призывники;
• женщины.

На тех предприятиях, где военнообязанных более полутысячи, рекомендовано выделение в картотеке и пятого раздела, в который вносятся карточки работников с мобилизационными предписаниями.

Важно также предусмотреть выделение в картотеке таких категорий военнообязанных сотрудников:

• с несовпадающими адресами регистрации и проживания по факту;
• поставленных по месту пребывания на продолжительный воинский учёт (от трёх месяцев).

Согласно новым требованиям, личные карточки по ф.№10 после увольнения сотрудника хранятся лишь до очередной сверки с военкоматом. Затем они могут быть уничтожены, но обязательно с отражением данного факта в акте.

Карточки Т-2, которые велись ранее, подлежат передаче на хранение в архив, т.к. Инструкция 700 не отменяет действие принятых до неё Методических рекомендаций Генштаба РФ, следовательно, их уничтожить нельзя. Нарушение данного требования грозит предприятию штрафом по ст.13.20 КоАП.