С апреля 2020 года в России проводится эксперимент по переходу от бумажных кадровых документов к цифровым.
Организаторы эксперимента хотят понять, какие документы могут быть полностью переведены с бумажных носителей на электронные без необходимости дублирования на бумаге, а также какие способы передачи и хранения необходимо организовать для обеспечения сохранности персональных данных и для организации эффективной работы.
В эксперименте в добровольном порядке участвуют компании и работники, письменно изъявившие желание принять участие в эксперименте.
На основе результатов, рабочей комиссией, при участии Минтруда, будут сформированы предложения по внесению изменений в Трудовой кодекс РФ.
На сегодня уже очевидно, что тотальная цифровизация не обойдет стороной и кадровое делопроизводство.
Чтобы ваша компания была готова к грядущим изменениям и заранее начала вносить изменения в локальные нормативные акты (локальные нормативно-правовые акты), мы подготовили несколько формулировок, которые уже сегодня можно начать включать в документы компании и трудовые договоры с работниками.
Текст формулировок о цифровом обмене документами и информацией в трудовой договор с работником
Начнем с положений, которые работодатель вносит в ТД с сотрудником. Удобнее всего внести эти изменения в шаблоны трудовых договоров для всех вновь принятых сотрудников.
Вы, безусловно, можете внести нижеуказанные формулировки или их варианты в договоры и с действующими сотрудниками, однако напоминаем, что для того, чтобы сделать это, необходимо подготовить дополнительное соглашение с сотрудником на внесение изменений в трудовой договор.
Бесплатно образец такого соглашения вы можете скачать на нашем сайте в разделе «образцы документов».
Ниже представлены формулировки пунктов, которые можно прямо вставить в трудовой договор:
- Работник может быть ознакомлен с внутренними локальными нормативными актами (ЛНА) посредством путем направления указанных ЛНА Работнику по электронным (цифровым) каналам связи, указанным Сторонами в настоящем Трудовом договоре.
- Под электронными (цифровыми) каналами связи в рамках настоящего Договора понимаются любые каналы связи, использующие технологию обмена информацией через сеть Интернет и поименованные в разделе «Контакты сторон» в настоящем Договоре.
- Направляемые Работодателем ЛНА должны содержать факсимильные подписи лиц, уполномоченных на утверждение ЛНА.
- В рамках настоящего Трудового договора, Стороны признают, что факсимильной подписью является точно воспроизведенная в цифровом формате (изображение, электронный образ) подпись Стороны настоящего Трудового договора.
- Работник удостоверяет факт ознакомления с ЛНА, документами, связанными с работой и иными документами, которыми стороны обмениваются в рамках взаимодействия по Трудовому договору одним из следующих способов:
- путем проставления своей подписи на распечатанном экземпляре документа, позволяющем определить его наименование и дату утверждения. Подписанный таким образом должен быть затем отсканирован работником и направлен назад Работодателю по одному из адресов, указанных в п. 2 настоящего дополнительного соглашения;
- путем вставки цифровой копии собственноручной подписи в электронный документ с последующей отправкой такого документа по одному из адресов, указанных в п. 2 настоящего дополнительного соглашения.
- Электронные сообщения, направляемые Работнику на его корпоративную электронную почту являются обязательными к прочтению в день их получения. На электронные сообщения с автоматической пометкой «С отметкой о прочтении» Работник обязан направлять ответ, подтверждающий прочтение.
- Все юридически значимые сообщения считаются доставленными Работнику в день, когда они были направлены. Если время отправки сообщения является не рабочим временем Работника или сообщения было направлено в выходной день Работника, такое сообщение считается доставленным в первый рабочий день Работника.
- Стороны вправе обмениваться сообщениями в рамках настоящего Трудового договора с помощью мессенджеров, по телефонам Сторон, указанным в п. 2 настоящего Договора. Датой получения сообщения в мессенджере является дата его отправки.
Васильев Кирилл
Founder управляющий партнер руководитель практики Арбитражного и трудового права эксперт по процессуальному и материальному правуВ случае наличия в вашей компании специальных технических решений, типа систем шифрования или индивидуализации пользователя, можно использовать информацию о них в Трудовом договоре.
Если у вас остались вопросы по оформлению кадровых и локальных нормативных актов на цифровой обмен информацией с работниками или вы хотите заказать готовые кадровые документы, свяжитесь с юристами по трудовому праву нашей компании, мы возьмем на себя все вопросы по подготовке документов и дадим вам набор готовых к использованию форм.
