Как изменить график отпусков: правила

В соответствии с «Трудовым кодексом Российской Федерации» (ТК РФ) до начала нового календарного года каждый работодатель обязан определить очередность предоставления персоналу оплачиваемого отпуска. Не позднее, чем за две недели до первого января соответствующий график требуется согласовать. Но, бывают ситуации, когда этот документ требует корректировки. Можно ли изменить график отпусков и как это сделать, рассмотрим подробнее в этой статье.

Цель составления графика отпусков

По законодательству требуется разработка работодателем плана ухода в ежегодный отпуск каждого работника, который необходимо соблюдать на протяжении года. Таким образом, соблюдаются интересы двух сторон трудового договора:

• работодатель – грамотно распределяет сроки отдыха сотрудников организации не нанося ущерб текущему производству;
• работники – получают положенные им ежегодно оплачиваемые дни отдыха.

Может ли работодатель изменить график отпусков без согласия работника

Поскольку график отпусков утверждается на весь текущий год заранее, часто возникает вопрос: может ли работодатель в одностороннем порядке изменить график отпусков?

О том, как изменить график отпусков в течение года мы и поговорим в данном блоке.

В соответствии с ч. 1 ст. 123 ТК РФ график отпусков должен быть подготовлен уже в декабре, в утвержден не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года, т.е. не позднее 15-16 декабря текущего года.

Безусловно, невозможно спрогнозировать заранее весь будущий календарный год и избежать форс-мажоров, связанных с отдыхом сотрудников.

Однако, действующее законодательство (ст. 124 и 125 ТК РФ) отвечая на вопрос: может ли руководитель изменить график отпусков без согласия работника однозначно говорит – нет.

Право на отдых – это основополагающее право работника, график отпусков, утвержденный заранее позволяет равномерно распределять рабочую нагрузку и планировать время работы и отдыха.

Поэтому законодатель занимает однозначную позицию, что изменить график отпусков можно только по инициативе работника.

На какие моменты обратить внимание при составлении графика отпусков?

При разработке графика отпусков следует учитывать производственную целесообразность статьи ТК РФ, по которым:

• не имеет значения желания сотрудников (ст. 123);
• план отпусков не касается льготных категорий граждан, которым оплачиваемые дни отдыха предоставляются по факту обращения к руководителю, о чём делается отметка в соответствующей графе формы Т-7;
• работникам предоставляется отпуск с учетом мнения профсоюзной организации при наличии таковой на предприятии (ст. 372).

Когда в график отпусков требуется внести корректировки, то их необходимо утверждать в порядке, применяемом при разработке первого варианта документа.

Профсоюзное мнение не является определяющим. Работодателю только нужно направить в эту организацию проект графика для согласования и получить письменный ответ. При этом, даже в случае, когда профсоюз будет с каким-то решением по плану отпусков не согласен, это не сможет руководителю помешать окончательно утвердить документ и ввести его в действие.

Таким образом, отвечая на вопрос могут ли изменить график отпусков без согласия работника – ответ однозначно нет. Если работодатель в одностороннем порядке изменил график отпусков и вы с этим не согласны – вы можете направить жалобу в инспекцию по труду или прокуратуру.

Если работодатель нарушил ваши права на предоставление отпуска, обращайтесь к нашим юристам по трудовому праву.

Особенности отдыха льготной категорий

График отпусков на предприятии работодатель разрабатывает согласно со ст. 124 ТК РФ. В документ вносится весь персонал, включая основных работников, совместителей, льготников и удалёнщиков. При этом, относительно тех сотрудников, которые могут не соблюдать график и отправляться в отпуск в удобное для себя время, изменения вносятся в план в упрощенном порядке. Остальная часть сотрудников может пользоваться своим правом на оплачиваемый отдых исключительно в срок, установленный утвержденным графиком.

Также, по закону допускается изменение очередности предоставления отпуска при:

• приёме новых специалистов;
• сдвиге сроков, инициируемых работодателем или работником.

Как действовать при появлении вновь поступивших сотрудников?

В соответствии со ст. 122 ТК РФ, чтобы принять в штат нового работника, можно пойти по одному из двух путей:

1. Издание приказа о внесении дополнений по поступившим специалистам. Изменять и утверждать исправленный вариант графика отпусков следует по такому же алгоритму, как первоначальный план. К примеру, при наличии профсоюза, необходимо получить его согласие.
2. Не изменять первоначальный план отпусков. Но, когда новый работник возьмет оплачиваемые дни отдыха, работодателю потребуется издание отдельного приказа. Информация о вновь поступивших сотрудниках должна быть отображена в действующем графике. Для этого требуется внесение дополнительной позиции по специалисту, после чего сделать отметку фактических дат отпуска по форме Т-7.

В случае выбора последнего варианта для предоставления оплачиваемых дней отдыха необходимо оформление личного заявления работника с визой руководителя. В этой ситуации часть 3 ст. 124 ТК РФ не действует, и работодатель может не сообщать работнику за 2 недели до начала отпуска.

Можно ли изменить график отпусков по заявлению работника

В связи с различными жизненными обстоятельствами у персонала предприятия может возникать необходимость в получении оплачиваемого отпуска ранее или позже, чем запланировано. В такой ситуации, сотруднику следует подать заявление руководителю, в котором попросить изменить дату в плане на основании веских причин. Конечно, нет гарантии, что работодатель согласится на это, но вероятность есть. Также, согласно ст. 124 ТК РФ существуют ситуации, при которых перенос сроков предоставления оплачиваемых дней отдыха в графике является обязательным. Это случаи, когда:

• сотрудник заболел до или в период отпуска;
• работодателем не выплачены отпускные;
• руководитель не уведомил работника о предстоящем отдыхе.

Изменения в графике производятся по такому алгоритму:

1. Сотрудник оформляет заявление на имя руководителя предприятия с просьбой о перенесении даты ежегодного отпуска с обоснованием причин, которые должны быть существенными. На этом документе ставится подпись непосредственного начальника. Заявление составляется в простой письменной форме с формулировкой «прошу изменить график отпусков».
2. Далее заявление «прошу изменить график отпусков» направляется на рассмотрение генерального директора. При одобрении им ставится виза, направляющая документ к исполнению в отдел кадров.
3. Ответственным специалистом по персоналу оформляется приказ об изменении дней отдыха для определенного сотрудника, а затем подписывается у генерального директора. Обязательно необходимо заполнить графы 8 и 9 формы Т-7.

Может ли руководитель изменить график отпусков без согласия работника?

Принять решение поменять план отпусков работодатель может из-за:

• производственной необходимости;
• потребности исполнения специалистом общественных обязанностей в период ранее определенного отпуска, например, членство в избирательной комиссии.

При этом, сотрудник по закону не обязан давать согласие на предложение работодателя и имеет право пойти на отдых по первоначально согласованному плану. Принудительный отзыв отпуска, также невозможен в соответствии со ст. 125 ТК РФ. По производственной необходимости и просьбе руководителя сотрудник может прервать свой отдых исключительно по доброй воле.

По инициативе работодателя график отпусков меняется только после получения согласия от работника, а затем:

• оформляется приказ, в котором указываются новые сроки оплачиваемых дней отдыха;
• соответствующие записи вносятся в графы 8 и 9 формы Т-7.

Важно! При намерении перенесения отпускных сроков кадровику следует учитывать ст. 124 ТК РФ, которая гласит о запрете оставлять работника без оплачиваемых дней отдыха на протяжении двух лет подряд.

Что ещё нужно знать?

В соответствии с письмом Минтруда от 09.12.2020 г. является не обязательным ознакомление персонала под подпись, как с первоначальным графиком отпусков, так и с вносимыми в него изменениями.

Согласно с пунктом 434 приказа Росархива от 20.12.2019 г. организационно-распорядительную документацию о перенесении сроков оплачиваемых дней отдыха нужно хранить 5 лет.

Кто может изменить график отпусков

В соответствии со ст. 124, 125 ТК РФ, график отпусков может изменить работодатель, но только при условии наличия соответствующего заявления от работника.

При наличии заявления от работника, можно изменить дату отпуска в графике отпусков.