Оформление сотрудника на работу, с первого взгляда, кажется простой и рутинной процедурой, не требующей никаких особых знаний законодательства. Однако за этим утверждением кроется множество подводных камней. Трудовая инспекция, так же как и остальные проверяющие органы, не дремлет и в любой момент, неправильно оформленный договор с сотрудником может стать настоящей проблемой для руководителя или кадровика.
Если вам интересна тематика этой статьи, посмотрите, пожалуйста также еще одну актуальную и более детальную статью на эту тему в нашей новой статье «Заключение трудового договора задним числом 2022-2023».
Как оформляется трудовой договор?
Любой юрист по трудовому кодексу расскажет вам, что процедура оформления трудовых отношений имеет строгую последовательность. И нарушить ее бывает себе дороже. Из каких же этапов состоит оформление трудовых отношений?
Для начла, давайте определимся, какими они могут быть. Существует два типа договоров:
- Гражданско-правовой – это чаще всего договор на оказания конкретных услуг в ограниченный период времени. То есть любые услуги могут оказываться в рамках такого договора, если они оплачиваются по окончанию их предоставления. Работодатель платит за определенный объем работы и его результаты.
- Трудовой договор – это более сложный документ, который регулирует отношения работодатель-сотрудник на долговременной основе. Такой договор может включать множество пунктов и подпунктов, начиная с гарантий сотруднику и заканчивая регламентом и должностными инструкциями.
Как же происходит прием на работу нового сотрудника и заключение с ним договора?
- Кадровой службой или руководителем проводится собеседование с кандидатом и если он соответствует вакантной должности, его ставят в известность об условиях труда и оплате.
- Если стороны заинтересованы друг в друге, будущий сотрудник должен написать заявление о приеме на работу. Это заявление подписывается руководителем компании.
- Готовится трудовой договор, который подписывается руководителем организации.
- Оба документа передаются для подписи и ознакомления будущему работнику.
- После того, как кандидат подпишет договор и ознакомится с приказом, он становится сотрудником, и может приступать к своим обязанностям.
- Если сотрудник приступил к работе без подписания трудового договора, у работодателя есть три дня на то, чтобы оформить отношения по закону – подписать с ним трудовой договор.
Почему трудовой договор оформляют задним числом?
Большинство руководителей и кадровиков знают о незаконности оформления договора задним числом, но все равно идут на это. Возникает вопрос – почему? Все очень просто – трудовой договор должен как можно детальней описывать не только прав, но и обязанности сотрудника. Особенно это актуально, если предусмотрен испытательный срок.
Поэтому, для того, чтобы у нерадивого работника не было шансов оспорить увольнение в суде, подготавливается документ, который в подробностях описывает его обязанности и трудовые результаты. Именно этот документ в последствие может стать основанием для увольнения.
Соответственно, подготовка такого документа может занять не один день, а к работе нужно было приступить еще вчера. Вот и ставится дата начала трудового договора задним числом, то есть с момента выхода сотрудника на работу.
Другая ситуация – наем охранников или технического персонала, который ежедневно не выходит на работу или выходит в нерабочие для кадровиков часы. Тогда подписание договора с таким сотрудником может затянуться на месяцы, а то и годы.
Риски заключения ТД задним числом
Законодательство четко обозначило, что на подготовку и подписание трудового договора у работодателя есть три рабочих дня. Проверить подлог чаще всего бывает не сложно, так как редко работодатели задумываются о том, что даты должны соответствовать на всех документах – в платежных ведомостях, трудовой книжке, в других нормативных и внутренних документах. Какие же санкции может наложить трудовая инспекция при выявлении нарушений?
- Если законодательство нарушил сотрудник компании – кадровик, наемный администратор или другое уполномоченное лицо, его ждет штраф. Для первого нарушения сумма штрафа очень «гуманная» от 1до 5 тыс. руб.
- В тех случаях, когда инспекция выявит, что вина за нарушение законодательства лежит на юридическом лице, сумма штрафа может вырасти до 50 тыс. А особенно «злостных» нарушителей трудового права могут лишить права заниматься хозяйственной деятельностью на 3 месяца.
- Должностные лица, такие как руководители компании облагаются штрафом в размере 20 тыс.. Если же трудовое законодательство нарушается повторно, то руководителю грозит штраф в размере 75 тыс. или дисквалификация. То есть руководитель не сможет претендовать на аналогичные должности в течение срока дисквалификации.
- Руководитель, который осознанно игнорирует трудовое законодательство, заплатит в казну 20 тыс. рублей, за этот же нарушение юридическому лицу придется выложить до 100 тыс.
- В тех случаях, когда трудовой инспекцией будет доказано, что условия договора фиктивны, должностное лицо может попасть под уголовную ответственность.
- Если проверяющие органы признают договор, заключенный с работником недействительным, то пересмотру подлежат все юридические действия по отношению к сотруднику (выплаты, премирования и так далее).
В одном только 2019 году судами РФ были рассмотрены 18 804 923 дел по трудовым спорам.
Как быть, если трудовой договор не заключен своевременно?
Так как за служебный подлог предусмотрена намного большая ответственность, лучше не прибегать к такому способу устранения нарушений трудового законодательства. Для компании и ее руководителей намного безопасней получить предписание и штрафы за несвоевременно оформленный договор, чем за подлог.
По итогам проверки трудовая инспекция, в случае отсутствия договора обяжет работодателя устранить нарушение. И вот тут возникает вопрос – как правильно оформить такой договор, если он все равно будет подписан задним числом?
- Договор нужно составлять с учетом действующих на сегодняшний день условий – то есть должны быть отражены реальные обязанности, заработная плата, выплаты и так далее.
- При оформлении договора нужно ставить дату вступления его в силу – то есть дату фактического начала работы сотрудника.
- Можно также прописать заработную плату на момент начала работы сотрудника, при этом расписать механизм ее роста.
- Под договором должна стоять подпись руководителя, который в данный момент уполномочен подписывать документы, и сотрудник.
- Договор должен быть подписан обоими подписантами и соответствовать дате его оформления.
Всем руководителям и кадровикам необходимо понимать, что скрыть подлог (оформление договора задним числом) практически невозможно. Всю трудовую биографию сотрудника не трудно отследить по трудовой книжке и нормативно-правовым актам компании. Поэтому, намного безопасней оставить все как есть, чем делать попытки обмануть проверяющих.
Для тех же компаний, которые еще не сталкивались с такой проблемой, мы рекомендуем подстраховаться. Сделать это очень просто – составить типовой трудовой договор для своего предприятия.
Трудовое право – сложная юридическая дисциплина, и многие тонкости ее известны только специалистам. Если вам нужно составить типовой договор или найти и устранить нарушения, юридические услуги от специалиста по трудовому праву компании Bonteq Consulting обеспечат вам надежную защиту от штрафов и взысканий.
