Современные люди всё чаще выбирают работу в удалённом режиме. Это выгодно и удобно работодателям тоже. Но, в связи с этим, появляется ряд вопросов, т.к. нужно правильно вести кадровый учёт, правильно учитывая специфику.
Согласно Трудовому кодексу (см. ст. 57), в заключаемый с сотрудником договор обязательно включается пункт о месте работы, и он должен быть даже при выполнении обязанностей в удалённом режиме. Указание, в том числе, такого способа ведения деятельности, необходимо для кадрового делопроизводства, начисления зарплаты и различных пособий, налогового учёта. Для работодателя это нужно как для контроля сотрудников, так и для исключения рисков (финансовых, правовых).
Место работы на удаленке в трудовом договоре
Законом не определено чётко, как трактуется понятие «место работы», однако имеется ряд признаков, характеризующих его. Признаки места работы удаленного работника в трудовом договоре также же можно определить. В частности, для дистанционной трудовой функции характерно, что она осуществляется вне территориального расположения компании и вне стационарного места/объекта/территории, подконтрольной работодателю.
Поэтому в договоре с таким сотрудником:
- неправильно писать – «рабочее место»;
- правильно писать – «место работы».
В письме Роструда «О дистанционной работе», датируемом 7 октября 2013 г., понятие «место работы» встречается, там сказано, что это место, где работником непосредственно выполняются должностные обязанности. Уточнений о необходимости указывать точный адрес проживания или регистрации также нет. Место работы удаленного работника в трудовом договоре характеризуется больше привязкой к укрупненным местам, например, городу. Ввиду релокации большого количества удаленных сотрудников вне пределов РФ у работодателей остро встал вопрос об указании места работы не удаленке – в пределах РФ. Т.е. работник вправе выбирать любое место работы, но внутри Российской Федерации. Это вызвано необходимостью соблюдения налогового законодательства, поскольку работник, длительное время не проживающий в РФ теряет статус налогового резидента, а значит работодатель должен платить за него НДФЛ не 13, а 30%.
Существует несколько запретов в отношении требований к сотруднику, работающему на удалёнке.
Нельзя:
- запрашивать у него фотоотчет о нахождении;
- требовать данные о состоянии здоровья;
- наблюдать за работой и обстановкой по видеосвязи;
- держать под контролем место его нахождения;
- отслеживать через внешние камеры перемещение.
Интересно, что в судебной практике под местом работы понимается организация, территориально находящаяся в населённом пункте (местности). В Трудовом кодексе место работы подводится под местность, следовательно, ряд положений может быть применено к дистанционной работе. Этот факт расширяет возможности работодателя. Например, если сотрудник изменил местность самовольно и больше не может выполнять возложенные обязанности на тех же условиях и в полном объёме, договор с ним можно расторгнуть по обоснованным законным причинам.
При составлении трудовых договоров для сотрудников на удалённой работе, работодатель может воспользоваться вариантом указания местности ведения деятельности – регион госрегистрации компании. Данный факт не помешает нанимать работников на удалёнку, которые будут трудиться там, где им удобнее. Но такой подход точно защитит работодателя от недобросовестного отношения и незаявленных (самовольных) перемещений сотрудников за пределы страны.
Следует различать место работы и рабочее место. Согласно ст. 209 ТК РФ, рабочим местом является место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.
Сколько в вашей компании удаленных сотрудников
Изменение информации о месте работы в трудовом договоре
Место работы на удаленке указывается в трудовом договоре.
В трудовом договоре наличие информации о месте работы является обязательным. Ни одна из сторон не вправе изменять её самостоятельно, не оформив процедурно соответствующую кадровую документацию и не согласовав с другой.
Указание местности в виде места работы удобно тем, что при согласованном перемещении сотрудников изменений в договор вносить не требуется (разве что сам работодатель решит передислоцироваться и изменить регион, изменяя данные государственной регистрации). Если же в договор внести при обоюдном согласии фактический адрес сотрудника, при каждом его переезде документ необходимо будет менять.
Начисление оплаты за работу, выполняемую удалённо
Законодательно закреплено требование о том, что уровень выплачиваемой сотрудникам заработной платы не может оказаться ниже, чем региональный МРОТ. В каждой местности минимальный уровень отличается, и с федеральным мало где совпадает. Чтобы не нарушить закон, необходимо знать местность, в которой осуществляет деятельность сотрудник «на удалёнке» и величину МРОТ. Также от этого зависит величина пособий, индексации и т.д.
Обращайтесь к нашим юристам по трудовому праву за правильным оформлением трудовых договоров с удаленными сотрудниками.
Проще и надёжнее пользоваться величинами МРОТ, установленными в регионе регистрации компании-работодателя. Это исключает необходимость выяснять точно, где фактически сотрудник находится в данный момент. При возникновении спора, работодателю легко будет отстоять свою позицию, демонстрируя, что он руководствуется данными, указанными в трудовом договоре и предоставленными сотрудником, работающим на удалёнке.
Чтобы избежать проблем, нарушений, недоработок и незаконности, следует предупреждать каждого, принимаемого на работу удалённо о том, что при его самовольных изменениях мест нахождения, работодатель имеет полное право не начислять ему зарплату, пособия и НДФЛ по уровням МРОТ, соответствующих фактическому месту пребывания сотрудника.
Важно! Передавать данные и согласовывать их с работодателем – это в интересах персонально каждого, кто работает в дистанционном режиме.
Особенности взимания налогов с доходов физлиц, работающих в удалённом режиме
Каждая организация, ведущая деятельность и принимающая на работу сотрудников, становится налоговым агентом. По закону она должна удерживать с работников и перечислять в бюджет страны налоги, в частности, НДФЛ. Лица, осуществляющие деятельность в дистанционном режиме, не являются исключением. С них взимаются суммы согласно установленным законодательно нормам, такие же, как и с остальных сотрудников:
- Размер НДФЛ составляет 13%.
- Если работник осуществляет деятельность дольше, чем 183 дня в течение года находясь за границами РФ, то тогда ему автоматически выставляется статус нерезидента, что повышает ставку. В этом случае она будет составлять 30%.
Но тут необходимо понимать ряд нюансов. Если в трудовом договоре для отражения места работы указан регион регистрации компании, значит там точно окажется РФ. Закон запрещает работодателям отслеживать место нахождения работников, выполняющих свои обязанности в удалённом режиме. Ознакомившись с письмами Роструда, можно узнать, что дистанционно в компаниях могут работать только резиденты, следовательно, каждый сотрудник таковым для компании считается, и организация без проблем совершает удерживание налога размером в 13%.
Исключение составляют случаи, когда работодатель отправил работника в командировку в другую местность. Тогда расчёт осуществляется иначе, как регламентировано положением о командировках.
